У разі втрати трудової книжки роботодавець за останнім місцем роботи видає дублікат трудової книжки.У розділи "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" і "Відомості про заохочення" при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень). Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ "Відомості про роботу" у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами. Такими документами можуть бути довідки з попередніх місць роботи, а також довідки з архівних установ.Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку:
- у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;
- у графі 3 пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника;
- у графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи у дублікаті. У випадку ліквідації підприємств, установ або організацій, де працювали працівники, без визначення правонаступникапідтвердити періоди роботи можна документами, виданими архівними установами. Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника. Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу на тому ж самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис. Після цього у графі 2 записується дата звільнення, а у графі 3 - причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.У тому разі, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу у минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах.Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику. Власник або уповноважений ним орган зобов`язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.Дублікат трудової книжки також може бути виданий за новим місцем роботи у зв’язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник. Дублікат видається на підставі заяви працівника та отриманої ним у письмовому вигляді інформації зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення надзвичайної ситуації або Антитерористичного центру при Службі безпеки України про проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник, що надається в довільній формі.У разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки. При цьому на першій сторінці дубліката робиться напис: "Дублікат анульовано", посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника та дублікат повертається його власнику.Інструкцією не передбачено внесення в дублікат записів про зміну прізвища працівників. Тому, якщо, наприклад, працівниця змінювала прізвище та надала довідки про стаж роботи, в яких значиться її попереднє прізвище, до трудової заносяться дані про роботу без зазначення інформації про зміну прізвища. При цьому роботодавцеві, який оформлює дублікат, варто запросити у такої працівниці документ, що підтверджує зміну прізвища.Варто звернути увагу на те, що копія трудової, навіть завірена належним чином, не є документом на основі якого можуть бути внесені записи в дублікат. Дублікат трудової книжки видається без стягнення його вартості, якщо трудова книжка була загублена не з вини працівника.
Юридичний відділ КМОППОіНУ
