Як видати працівникові трудову книжку, якщо в день звільнення він відсутній на роботі?
Відповідно до п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мiнпрацi, Мiн’юсту, Мiнсоцзахисту вiд 29.07.1993 р. № 58 (далі — Інструкція), власник або вповноважений ним орган зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з унесеним до неї записом про звільнення.
Водночас п. 4.2 Інструкції установлено: якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець у цей день надсилає працівникові поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
Таке повідомлення варто надіслати рекомендованим листом «із повідомленням» роботодавця про отримання листа працівником, оскільки в разі виникнення трудового спору зазначене повідомлення буде додатковим доказом щодо відсутності вини роботодавця в затримці видачі працівнику трудової книжки.
Пересилання трудової книжки поштою допускається лише за письмовою згодою працівника.
Якщо письмової згоди на пересилання трудової книжки поштою не отримано, то слід керуватися нормами п. 6.2 Інструкції, відповідно до яких трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у закладі окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
Якщо працiвник помер (або якщо є судове рiшення про оголошення особи померлою), трудова книжка може бути видана його найближчим родичам пiд розписку або надiслана поштою на їхню вимогу. У трудовiй книжцi померлого працiвника в роздiлi «Вiдомостi про роботу» i дати запису у графi 3 записується: «Роботу припинено у зв`язку зi смертю», далi заповнюється графа 4 - зазначаються дата i номер наказу (розпорядження). Цей запис засвiдчується в установленому порядку.
Чи вноситься до трудової книжки запис про роботу за сумісництвом?
Згідно з п. 1.1 Інструкції на осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. Пунктом 2.14 Інструкції встановлено, що робота за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим рядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом.
Таким чином, у разі виявлення працівником бажання внести до трудової книжки записи про роботу за сумісництвом такі записи вносяться в порядку, визначеному п. 2.3, 2.4 Інструкції.Підставою для внесення запису про роботу за сумісництвом є засвідчені у встановленому порядку копії наказів про прийняття на роботу та звільнення (витяги зі зведених наказів з особового складу) або довідки, в яких міститься відповідна інформація.
Яквиправити помилку у прізвищі в трудовій книжці
Згідно з Інструкцією працівник повинен звернутися до роботодавця, який неправильно зробив запис у трудовій книжці. Якщо на час звернення роботодавця не існує, працівник звертається до правонаступника або до вищого за підпорядкуванням органу. Якщо відсутні зазначені органи.
У роз’ясненні Міністерства соціальної політики України «Стосовно внесення виправлень в трудову книжку» (лист від 16 квітня 2013 року № 54/-6186-13) Мінсоцполітики посилається на п.2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок, яким передбачено внесення змін в трудові книжки про прізвище, ім’я, по батькові і дату народження власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім’я, по батькові із посиланням на номер і дату цих документів. Також вказується про право відділу кадрів за останнім місцем роботи працівника, виправити помилку зроблену на одному із попередніх місць роботи.
На практиці непоодинокими є випадки відмови Пенсійним фондом у призначенні пенсії за наявності таких виправлень.У такому випадку працівникові варто звернутися суду з позовною заявою про встановлення юридичного факту щодо належності трудової книжки.
Юридичний відділ КМОППОіНУ
