Відповідно до п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мiнпрацi, Мiн’юсту, Мiнсоцзахисту вiд 29.07.1993 р. № 58, власник або вповноважений ним орган зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з унесеним до неї записом про звільнення.
Водночас п. 4.2 Інструкції установлено: якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець у цей день надсилає працівникові поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
Таке повідомлення варто надіслати рекомендованим листом «із повідомленням» роботодавця про отримання листа працівником, оскільки в разі виникнення трудового спору зазначене повідомлення буде додатковим доказом щодо відсутності вини роботодавця в затримці видачі працівнику трудової книжки.
Пересилання трудової книжки поштою допускається лише за письмовою згодою працівника.
Якщо письмової згоди на пересилання трудової книжки поштою не отримано, то слід керуватися нормами п. 6.2 Інструкції, відповідно до яких трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у закладі окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
Якщо працівник не може з’явитися особисто для отримання трудової книжки і через певні обставини (наприклад, перебування за кордоном) не бажає (чи не має змоги) отримати трудову книжку шляхом пересилання поштою, він може реалізувати свої права та обов’язки через представництво, тобто має право довірити одержання трудової книжки третій особі. Представництво виникає на підставі договору, закону, акта органу юридичної особи та з інших підстав, встановлених актами цивільного законодавства (п. 3 ст. 237 Цивільного кодексу України. Представництво, яке грунтується на договорі, може здійснюватися за довіреністю (ст. 244 ЦК). Довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою, яку представляють (довірителем), іншій особі для представництва перед третіми особами. Для отримання трудової книжки довіреність має бути посвідчена нотаріально. Довіреність особи на одержання трудової книжки, яка проживає у населеному пункті, де немає нотаріусів, може бути посвідчена уповноваженою на це посадовою особою органу місцевого самоврядування, Довіреності, посвідчені зазначеними посадовими особами, прирівнюються до нотаріально посвідчених.
Якщо працiвник помер (або якщо є судове рiшення про оголошення особи померлою), трудова книжка може бути видана його найближчим родичам пiд розписку або надiслана поштою на їхню вимогу. У трудовiй книжцi померлого працiвника в роздiлi «Вiдомостi про роботу» i дати запису у графi 3 записується: «Роботу припинено у зв’язку зi смертю», далi заповнюється графа 4 - зазначаються дата i номер наказу (розпорядження)
