Відповідно до частини 4 статті 19 Закону України "Про загальнообов`язкове державне соціальне страхування" існують певні обмеження у розмірі допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги по вагітності та пологах для осіб, які протягом дванадцяти місяців перед настанням страхового випадку за даними Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування мають страховий стаж менше шести місяців.
Чинним законодавством України передбачено, що до страхового стажу зараховуються в повному обсязі лише ті місяці, в яких були сплачені внески у розмірі не менше мінімального. Оскільки запис в трудовій ще не свідчить про наявність відповідної кількості страхового стажу, то для застрахованих осіб, які працюють на підприємстві менше ніж півроку, надання довідки за формою ОК-5 у разі хвороби є обов’язковим. Крім того, довідка потрібна, щоб визначити загальний страховий стаж у нових працівників.
У бухгалтерів немає жодних підстав вимагати довідку з пенсійного фонду у працівників, які працюють на підприємстві більше восьми років, адже для них лікарняні повинні розраховуватися виходячи зі 100% середнього заробітку. Довідка ОК-5 «Індивідуальні відомості про застраховану особу» дає можливість бухгалтерії здійснювати контроль за даними, що впливають на розмір допомоги з тимчасової втрати працездатності, а саме слідкувати за наявністю у працівника страхового стажу.
В довідці містяться відомості про всі місця роботи застрахованої особи за певний період та наводиться інформація про суму заробітку за кожний місяць окремо за кожним місцем роботи, про кількість днів страхового стажу та робиться позначка про сплату страхових внесків.
Довідка ОК-5 видається органами ПФУ за місцем реєстрації за особистим зверненням працівника. Для отримання довідки потрібно пред’явити паспорт, реєстраційний номер облікової картки платника податків (код ІПН) та написати заяву встановленого зразку. Виписка про нараховану заробітну плату та стаж видається з централізованої бази та містить відомості про роботу на всій території України.
Разом з тим, Пенсійний фонд України запровадив новий сервіс із надання електронних документів з підтвердженням QR-кодом. Послуга доступна для користувачів Веб-порталу Пенсійного фонду України, які увійшли на Портал за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП). Це нововведення дозволяє громадянам не виходячи з дому отримувати такі електронні документи:
- довідку про доходи пенсіонера (загальний розмір призначеної пенсії);
- довідку про доходи пенсіонера для призначення субсидій, що містить дані про розмір пенсії без урахування видів виплати;
- індивідуальні відомості про застраховану особу (форма ОК-5), що містить інформацію про страховий стаж, заробітну плату та сплату страхових внесків страхувальниками;
- витяг з Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, що містить дані про статус застрахованої особи/отримувача страхової виплати; дані про набутий страховий стаж; відомості щодо нарахованої заробітної плати, що враховується для розрахунку страхових виплат та страхового стажу; відомості про особливі умови праці, про суми добровільних внесків; дані пенсійної справи; відомості про інші види загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Зазначені електронні документи дійсні для оформлення субсидій, документів у центрах надання адміністративних послуг, посольствах, консульських та банківських установах, органах фіскальної та виконавчої служб, територіальних органах міграційної служби, тощо.
