Відповідно до п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мiнпрацi, Мiн’юсту, Мiнсоцзахисту вiд 29.07.1993 р. № 58, власник або вповноважений ним орган зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з унесеним до неї записом про звільнення.
Водночас п. 4.2 Інструкції установлено, що якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець у цей день надсилає працівникові поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
Таке повідомлення варто надіслати рекомендованим листом «із повідомленням» роботодавця про отримання листа працівником, оскільки в разі виникнення трудового спору зазначене повідомлення буде додатковим доказом щодо відсутності вини роботодавця в затримці видачі працівнику трудової книжки.
Пересилання трудової книжки поштою допускається лише за письмовою згодою працівника.
Якщо працівник не може з’явитися особисто для отримання трудової книжки і через певні обставини (наприклад, перебування за кордоном) не бажає (чи не має змоги) отримати трудову книжку шляхом пересилання поштою, він може реалізувати свої права та обов’язки через представництво, тобто має право довірити одержання трудової книжки третій особі. Представництво виникає на підставі договору, закону, акта органу юридичної особи та з інших підстав, встановлених актами цивільного законодавства (п. 3 ст. 237 Цивільного кодексу України). Представництво, яке грунтується на договорі, може здійснюватися за довіреністю (ст. 244 ЦК). Довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою, яку представляють (довірителем), іншій особі для представництва перед третіми особами.
У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу. У трудовій книжці померлого працівника у розділі "Відомості про роботу" і дати запису у графі 3 записується: "Роботу припинено у зв`язку зі смертю", далі - заповнюється графа 4 - зазначаються дата і номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується у встановленому порядку.
