Форму графіка відпусток законодавством не унормовано, утім, у пригоді кадровикам стане рекомендована форма графіка відпусток, розроблена експертами журналу «Кадровик-01» та поради щодо його складання.
Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом (далі — роботодавець) за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводяться до відома всіх працівників (ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР, далі — Закон про відпустки; ст. 79 Кодексу законів про працю України)
Графік відпусток — це локальний нормативний акт підприємства, установи, організації (далі — організація), який визначає черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році. Він містить відомості про розподіл часу відпусток між працівниками всіх структурних підрозділів. Графік відпусток розробляється щороку на наступний календарний рік.
Виходячи зі змісту статті 10 Закону про відпустки, на роботодавця покладається обов’язок складати графік лише щорічних відпусток (основної та додаткових). Утім, враховуючи необхідність планування черговості надання всіх можливих видів відпусток, доречно включати до графіка не лише щорічні, а й інші оплачувані відпустки, зокрема, додаткову відпустку працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А І групи (ст. 19 Закону про відпустки), «чорнобильські» відпустки, додаткову оплачувану відпустку учасникам бойових дій та інвалідам війни.
ПОРАДИ від експертів журналу «Кадровик-01»:
Якщо протягом відповідного року працівник з певних причин не використав щорічну відпустку (або її частину) чи додаткову відпустку працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А І групи, він має право на її отримання у наступному році (роках) або на компенсацію при звільненні. Аби не порушувати вимоги статті 11 Закону про відпустки та не накопичувати дні невикористаних відпусток, доречно передбачати їх надання при складанні графіка відпусток.
До проекту графіка відпусток необхідно включати всіх найманих працівників, що працюють в організації, у т. ч. працівників, які не входять до складу структурних підрозділів (наприклад, керівник організації, його заступники, помічники керівника та ін.).
Затверджений графік відпусток доводиться до відома всіх працівників організації (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки).
Порядок цієї процедури законодавством не визначено, проте традиційно це оформлюється шляхом збору підписів в листі ознайомлення з графіком або в графі «Підпис працівника» в самому графіку. Витяги з графіка відпусток може бути також направлено керівникам структурних підрозділів.
За матеріалами професійного порталу кадровиків України
