Відповідно до пункту 64 Інструкції про порядок обчислення заробітної плати працівників освіти, затвердженої наказом Міністерства освіти України від 15.04.93 р. №102, адміністрація закладу зобов'язана вжити заходів для заміни відсутнього працівника.
У спільному листі Міністерства освіти і науки від 28.11.2008 р. №1/9-770 та ЦК Профспілки працівників освіти і науки України від 27.11.2008 р. №02-5/465 зазначено, що керівники закладів освіти, як правило, повинні організувати заміщення тимчасово відсутніх учителів учителями тієї ж спеціальності, забезпечивши оплату праці погодинно чи за тарифікацією залежно від термінів заміни.
При заміщенні тимчасово відсутніх у зв'язку з хворобою або з інших причин педагогічних працівників, яке тривало не більше двох місяців, відповідно до пункту 73 Інструкції провадиться погодинна оплата праці. Якщо ж заміщення тривало понад два місяці, то оплата праці педагогів провадиться з першого дня заміщення за всі години фактичного навчального навантаження в порядку, передбаченому пунктом 68 Інструкції, тобто за тарифікацією у повному обсязі.
Міністерство освіти і науки України у листі №1/10-3943 від 06 листопада 2020 року "Щодо заміни вчителів у закладах загальної середньої освіти» вказало, що у разі, якщо немає можливості замінити вчителя початкових класів вчителем тієї ж спеціальності, то можлива заміна іншим педагогічним працівником (асистентом вчителя або вихователем групи подовженого дня). У цьому випадку оплата педагогічному працівнику, який проводить заміну, здійснюється за погодинною ставкою вчителя в залежності від кваліфікаційної категорії, яку має педагогічний працівник, або за тарифікацією, якщо заміна тривала понад два місяці.
Щодо заміни вчителя у старших класах, який є класним керівником, вчителем тієї самої спеціальності, Міністерство освіти і науки України вказало, що у разі покладання на вчителя, який здійснює заміну уроків, ще й обов'язків класного керівника у цьому класі, такому вчителю має здійснюватися доплата за класне керівництво на період хвороби основного вчителя.
Усі умови оплати праці педагогічних працівників, у т. ч. і встановлення доплат, при заміщенні тимчасово відсутніх вчителів у закладі визначаються у наказі керівника закладу про таку заміну.
